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Es la confusión más extendida del sector y la que más problemas genera, porque lleva a centros a dar por buenas cosas que no lo son. Son dos organismos con funciones distintas y complementarias.

El SEPE, Servicio Público de Empleo Estatal, es la administración. Mantiene el Catálogo de Especialidades Formativas y el Registro Estatal de Entidades de Formación, define los requisitos que debe cumplir tu entidad y tu plataforma, y es quien realiza los seguimientos y requerimientos documentales. Es la parte normativa y de control.

FUNDAE, la Fundación Estatal para la Formación en el Empleo, es la entidad que gestiona operativamente la formación programada por las empresas: la aplicación telemática donde se comunican las acciones formativas, el cálculo del crédito de cada empresa y el circuito de bonificación en los seguros sociales. Es la parte de gestión y financiación.

De ahí se derivan dos ideas falsas muy frecuentes. La primera, creer que se es «centro homologado por FUNDAE»: FUNDAE no homologa centros, la inscripción y la acreditación son competencia de los servicios públicos de empleo. La segunda, pensar que si FUNDAE no ha dicho nada es que todo está bien; el control documental puede llegar después, y llega del SEPE.

La base la establece la Ley 30/2015, que reguló el Sistema de Formación Profesional para el Empleo en el ámbito laboral, desarrollada por el Real Decreto 694/2017. Este último es el que define, entre otras cosas, qué se considera modalidad de teleformación y qué debe garantizar una plataforma virtual de aprendizaje.

La Orden TMS/369/2019 regula el Registro Estatal de Entidades de Formación y los procesos comunes de acreditación e inscripción. Es la norma de referencia práctica: su artículo 21 fija los requisitos de acreditación en teleformación, sus artículos 23 y 24 los de inscripción, y sus anexos concretan qué debe tener la plataforma (Anexo II), qué deben contener la guía del alumno y la del tutor (Anexo III) y cómo se estructura el proyecto formativo (Anexo VI).

Sobre ese armazón se ha superpuesto la reforma: la Ley Orgánica 3/2022, de ordenación e integración de la Formación Profesional, que unificó en un solo sistema la formación profesional educativa y la laboral, y el Real Decreto 659/2023, que la desarrolla y estructura los certificados profesionales en grados A, B y C.

Y en el frente del control, el Real Decreto 1189/2025, que refuerza las obligaciones de comprobación y eleva a cuatro años el plazo de custodia de la documentación. El efecto acumulado para un centro es sencillo de resumir: hay que registrar más cosas, conservarlas más tiempo y poder demostrarlas más deprisa.

Son dos procedimientos distintos y confundirlos sale caro. La inscripción se realiza mediante declaración responsable de cumplimiento de los requisitos previstos en los artículos 23 y 24 de la Orden TMS/369/2019, y habilita para impartir especialidades del Catálogo que no conducen a certificado de profesionalidad. Cada declaración responsable admite un máximo de tres especialidades formativas, y en teleformación debe presentarse una por cada especialidad que se pretenda impartir en esa modalidad.

La acreditación para impartir certificados de profesionalidad es un procedimiento notablemente más exigente. Añade requisitos de espacios, instalaciones y equipamiento, exigencias sobre el perfil y la titulación del profesorado y, en muchos supuestos, la acreditación previa en modalidad presencial para ese mismo certificado.

FormaFlow presta el servicio de plataforma para especialidades formativas. Mantenemos el término comercial «acreditación SEPE» porque es como el sector lo llama de forma habitual, pero queremos que sepas con precisión qué estás contratando.

Si lo que necesitas es acreditarte para certificados de profesionalidad, te lo diremos y no te venderemos este servicio como si lo resolviera. Preferimos perder una venta a que lo descubras cuando ya has pagado.

Aunque el registro sea estatal, la competencia para acreditar e inscribir corresponde a los servicios públicos de empleo autonómicos, según el reparto que establece el artículo 2 de la Orden TMS/369/2019. Es una de las dudas más frecuentes y la que más solicitudes mal dirigidas provoca.

En modalidad presencial, la competencia es del servicio público de empleo de la comunidad autónoma en cuyo territorio radiquen los espacios, instalaciones y recursos formativos.

En teleformación, si tu oferta requiere centros asociados para sesiones presenciales o pruebas finales presenciales, la competencia corresponde a la comunidad autónoma donde estén ubicados esos centros. Si las especialidades no precisan sesiones presenciales, la competencia es de la comunidad autónoma donde esté tu domicilio social —o el fiscal, si eres empresario individual—.

La tramitación se realiza por sede electrónica y necesitas DNI electrónico, certificado digital admitido por las administraciones públicas o Cl@ve permanente. La información se consolida después en el Registro Estatal, que es público y permanente.

El Real Decreto 1189/2025 ha elevado a cuatro años el plazo de custodia de la documentación de las acciones formativas. Durante ese periodo se te puede requerir el expediente completo, y el requerimiento puede llegar mucho después de haber cerrado y cobrado el curso.

El expediente que hay que poder reconstruir incluye la comunicación de inicio y de finalización, la documentación de seguimiento y control, los registros de asistencia o de conexión según la modalidad, las pruebas de evaluación realizadas, los materiales entregados, las comunicaciones con el alumnado, los diplomas emitidos y la documentación económica y de costes.

Hay un error que se repite y que conviene desmontar: dar por hecho que, como está subido a la plataforma, ya está custodiado. Una plataforma puede migrarse, un proveedor puede cambiar, una instalación puede reinstalarse y un curso puede archivarse. Si en cuatro años esos registros no se pueden extraer en un formato utilizable, no sirven.

Por eso insistimos tanto en la exportabilidad. Todo lo que registran nuestras herramientas se puede sacar en formatos abiertos, y esa capacidad es parte del producto, no un extra.

El Real Decreto 694/2017 exige que la teleformación se desarrolle a través de una plataforma virtual de aprendizaje que posibilite la interactividad entre alumnos, tutores y recursos situados en distintos lugares, y que asegure la gestión de contenidos, un proceso de aprendizaje sistematizado, el seguimiento continuo y en tiempo real, y la evaluación del proceso.

Añade dos exigencias que a menudo se pasan por alto: la plataforma debe cumplir los requisitos de accesibilidad y diseño universal, y debe estar habilitada para generar registros de la interacción de cada usuario con el programa y de todas las actividades que realiza. Esa segunda es la que sostiene todo lo demás, porque es la que permite demostrarlo después.

El Anexo II de la Orden TMS/369/2019 concreta la infraestructura, el software, los servicios y el soporte que debe tener la plataforma. Y a todo ello se suma el servicio web de seguimiento del alumnado, mediante el cual la administración consulta de forma automatizada los datos de tu actividad formativa a través del protocolo SOAP.

Nuestros cuatro módulos —servicio SOAP, control de IP y accesos, informes de auditoría y diplomas con verificación QR— existen para cubrir precisamente estas exigencias sin que nadie tenga que reconstruir información a mano la semana que llega el requerimiento.

FormaFlow es un conjunto de soluciones de software y servicios técnicos para entidades del Sistema de Formación Profesional para el Empleo en España: centros inscritos o acreditados, entidades organizadoras de formación programada y academias que imparten formación a oferta o a demanda.

No es un software genérico adaptado al sector. Está construido sobre el modelo de datos real del sistema —acción formativa, especialidad, grupo, participante, tutor, centro impartidor, expediente y evidencia—, con las obligaciones normativas incorporadas de origen en lugar de resueltas con campos de texto libre.

Cubre cuatro necesidades que la mayoría de los centros atiende hoy con proveedores distintos: el ERP de gestión, la plataforma de teleformación inscribible, los plugins de seguimiento del alumnado y la digitalización de contenidos a formato SCORM.

Detrás del producto hay catorce años dirigiendo y coordinando una entidad de formación con más de cinco centros. Las decisiones sobre qué automatizar y qué dejar en manos de una persona vienen de haber sufrido el problema, no de habérselo hecho contar en una reunión de requisitos.

Sí, las cuatro se contratan por separado. Hay centros que solo necesitan el ERP porque ya tienen el campus resuelto; otros que tienen su software de gestión y solo les falta el servicio SOAP para validar su Moodle; y otros que únicamente quieren digitalizar contenidos.

Los packs existen porque un centro que arranca de cero en teleformación necesita varias piezas a la vez, y contratarlas sueltas sale bastante más caro. El ahorro está desglosado partida por partida en la página de tarifas, para que puedas comprobarlo en lugar de fiarte del porcentaje de descuento anunciado.

Nuestra recomendación depende de tu punto de partida y te la damos después de escucharte. Si con un servicio suelto resuelves tu problema, no te vamos a empujar a un pack.

Dicho eso, hay un valor real en que las cuatro piezas vengan del mismo sitio: cuando el ERP, el campus, los plugins y los contenidos son de proveedores distintos, el día que algo falla en la frontera entre dos de ellos el centro acaba haciendo de traductor entre técnicos.

Los precios están publicados. El ERP son 1.500 € + IVA de puesta en marcha, planteada como acción formativa bonificable, más 250 € + IVA al mes por centro impartidor, sin permanencia. Primer año completo: 4.500 € + IVA.

La plataforma con acreditación SEPE tiene dos tarifas en pago único: Despegue, 5.100 € + IVA, y Órbita, 6.200 € + IVA. El alojamiento va aparte, 100 € + IVA al mes, si decides alojar con nosotros.

La digitalización SCORM va por tramos cerrados según duración: 800 € + IVA hasta 20 horas, 1.400 € hasta 40 horas y 1.900 € hasta 60 horas, con un mínimo de proyecto de 350 € + IVA. Por encima de 60 horas, presupuesto a medida.

Publicamos los precios porque un centro tiene derecho a saber si algo entra en su presupuesto antes de invertir dos reuniones en descubrirlo. Lo que se presupuesta aparte —migración del histórico, centros impartidores adicionales— se dice también, y antes de contratar.

Los datos se alojan en servidores situados en la Unión Europea. Tu centro dispone de una base de datos propia y exclusiva: no compartes instancia con otros clientes, de modo que el aislamiento no depende de una configuración de permisos que alguien pueda equivocarse al aplicar.

Firmamos contigo el contrato de encargado de tratamiento previsto en el artículo 28 del Reglamento General de Protección de Datos, con las categorías de datos, finalidades, plazos, medidas de seguridad y subencargados por escrito. Tú sigues siendo el responsable del tratamiento.

Aplicamos control de acceso por rol, cifrado de contraseñas, registro de auditoría de quién accede y qué modifica, y copias de seguridad periódicas con verificación de restauración. El acceso de nuestro personal es nominativo y queda registrado.

Puedes solicitar en cualquier momento la exportación completa de tus datos en formato abierto. Si dejas de trabajar con nosotros, te la entregamos junto con la eliminación certificada de la copia que conservemos. No usamos la retención de datos como mecanismo de fidelización.

La primera diferencia es de origen. No somos una empresa de software que ha detectado un nicho, sino gente que ha dirigido centros de formación y ha construido la herramienta que le faltaba. Eso se nota en qué se automatiza y qué se deja deliberadamente en manos de una persona.

La segunda es el alcance. Lo habitual es tener un proveedor para el software de gestión, otro para la plataforma, otro para los plugins y otro para los contenidos. Con las cuatro piezas en el mismo sitio, desaparece la zona gris donde nadie asume el problema.

La tercera es la transparencia de precios. Publicamos tarifas, tramos y lo que queda fuera, en un sector donde lo normal es el presupuesto a medida tras dos reuniones.

Y la cuarta es que decimos que no. Si un servicio no te conviene, o si lo que necesitas es un trámite que no prestamos —como la acreditación para certificados de profesionalidad—, te lo decimos antes de cobrarte.

El primer paso es una conversación, no una propuesta comercial. Nos cuentas en qué situación está tu centro: qué modalidades impartes, con qué herramientas trabajas ahora, qué te está costando más tiempo del que debería y qué tienes pendiente en el terreno normativo.

Con eso te decimos qué necesitas realmente, incluido el caso en que la respuesta sea que con lo que tienes puedes seguir y no hace falta contratar nada ahora. Nos ha pasado y lo seguiremos diciendo cuando sea cierto.

Si tiene sentido continuar, lo siguiente suele ser una demo guiada de unos treinta minutos con el sistema funcionando sobre casos parecidos al tuyo, no una presentación con diapositivas. Puedes interrumpir para que probemos justo lo que a ti te preocupa.

Respondemos a las solicitudes en menos de 24 horas laborables. Si prefieres escribir directamente, la dirección es hola@formaflow.es.