FormaFlow conecta la gestión de tu centro con tu campus virtual, tus diplomas, tu facturación y tus informes de inspección. Matriculas en el sistema y el alumno aparece en Moodle con sus credenciales enviadas. Cierras el grupo y la justificación FUNDAE ya está construida, porque se ha ido construyendo mientras el curso ocurría.
Está en el Excel de matrículas, otra vez en Moodle, otra vez en la plantilla del diploma y otra vez en el programa de facturación. Cada copia envejece por su cuenta y basta un cambio para que dejen de coincidir.
Cuando llega el requerimiento toca reconstruir a posteriori lo que debería haberse registrado sobre la marcha: horas de conexión, tutorías, avance del alumnado, documentación firmada. Reconstruir siempre sale más caro que registrar.
Hay alguien en el centro que sabe dónde está cada cosa y cómo se hace cada trámite. Funciona. La pregunta no es si funciona hoy, sino qué pasa el día que esa persona no esté.
Ficha única por alumno con su historial completo aunque haya hecho quince cursos en diez años. Catálogo de acciones formativas, grupos con horario por sesiones, tutores, empresas cliente y expedientes de convocatoria. Importación masiva desde Excel con previsualización de qué se va a crear y qué se va a vincular a fichas existentes.
Desde la ficha del grupo: selecciona alumnos y FormaFlow comprueba si ya existen en el campus, los crea si no, genera contraseñas válidas, los matricula con las fechas del curso y les envía las credenciales por correo. Después recupera el progreso y las notas y las devuelve al expediente. Antes de operar comprueba token, permisos y disponibilidad, así que un error de configuración aparece en un segundo y no a mitad de una matriculación masiva.
Diploma individual a cara y dorso, certificado de matrícula, certificado individual, hoja de asistencia, guía didáctica, recibí de material, recibí de diploma y cartel. Cada uno con el logo, el color corporativo, la firma escaneada y los sellos del centro que realmente imparte. En instalaciones multicentro, el mismo botón produce documentos distintos según el grupo. Y nunca atribuye acreditaciones que el centro no tiene.
Horas de conexión, porcentaje de avance, nota media, último acceso, registro de tutorías, correos enviados y abiertos y documentación firmada quedan registrados mientras el curso ocurre. El informe FUNDAE con costes, los listados para inspección y el informe de formación por empresa se generan en PDF desde datos que ya existen. La diferencia práctica es entre imprimir la justificación y reconstruirla.
Preferimos decirlo antes de que lo descubras:
No sustituye a Moodle ni imparte contenidos: se integra con el campus, no lo reemplaza.
Controla costes, facturación y márgenes por grupo, pero no lleva la contabilidad oficial ni presenta impuestos.
No hay pasarela de pago ni escaparate público B2C.
No gestiona nóminas más allá de la ficha del profesorado y sus grupos lectivos.
Revisamos cómo trabajas hoy y qué datos hay que traer para la puesta en marcha.
Dejamos el sistema con la identidad corporativa de tu centro y tus acciones formativas cargadas.
Sesión interactiva con tu equipo para que empiecen a usarlo sin dudas desde el primer día.
No compartes base de datos con ningún otro cliente.
Infraestructura alojada en territorio de la Unión Europea cumpliendo las directivas europeas de privacidad.
Respaldos automatizados para garantizar la recuperación ante desastres.
Firmado conforme al art. 28 del RGPD. Tu centro es el responsable del tratamiento; nosotros somos encargados y respondemos como tales.
El sistema está construido sobre el circuito real de la formación programada: alta de la acción formativa, comunicación de inicio, gestión de participantes, comunicación de finalización y cierre documental del expediente. Los conceptos existen como tales, no como campos de texto donde apuntar lo que sea.
El plazo que más disgustos da es el de la comunicación de inicio: toda acción formativa debe comunicarse con 7 días naturales de antelación. Si se pasa, el curso no es bonificable por perfecto que sea todo lo demás. Por eso el sistema trabaja con avisos sobre las acciones cuya fecha de comunicación se aproxima, en lugar de esperar a que alguien se acuerde.
El otro plazo crítico es el 30 de junio: las empresas de menos de 50 trabajadores deben solicitar expresamente la reserva del crédito no consumido para poder acumularlo en ejercicios posteriores. Sin esa solicitud expresa, el saldo se pierde.
El sistema también distingue las cuatro modalidades —presencial, aula virtual, teleformación y mixta—, porque cada una tiene reglas y documentación distintas y clasificar mal una acción tiene consecuencias económicas.
Es una de las razones de ser del producto. El Real Decreto 1189/2025 ha elevado a cuatro años el plazo de custodia, y el requerimiento puede llegar mucho después de haber cerrado y cobrado el curso, cuando la persona que lo gestionó puede que ya no esté en el centro.
Lo que se comprueba es el expediente completo por acción formativa: comunicación de alta y de finalización, documentación de seguimiento y control, registros de asistencia o de conexión según modalidad, pruebas de evaluación, materiales, comunicaciones con el alumnado, diplomas y documentación económica.
El sistema mantiene ese expediente construyéndose solo a medida que se gestiona el curso, en lugar de exigir que alguien lo recomponga después. Y todo es exportable, que es la diferencia entre tener la información y poder demostrarla.
Conviene desmontar un error frecuente: dar por custodiada la documentación porque «está subida a la plataforma». Las plataformas se migran, los proveedores cambian y los cursos se archivan. Si en cuatro años esos registros no se pueden extraer, no sirven.
Tu centro tiene una base de datos propia y exclusiva, alojada en servidores dentro de la Unión Europea. No compartes instancia con ningún otro cliente: el aislamiento es a nivel de base de datos, no una separación lógica que dependa de una configuración de permisos.
Firmamos el contrato de encargado de tratamiento que exige el artículo 28 del RGPD, con las categorías de datos, finalidades, plazos, medidas de seguridad y subencargados por escrito. Tú sigues siendo el responsable del tratamiento y nosotros tratamos los datos siguiendo tus instrucciones documentadas.
El acceso de nuestro personal está limitado a soporte y mantenimiento, es nominativo y queda registrado. Aplicamos control por rol, cifrado de contraseñas y registro de auditoría de quién accede y qué modifica.
Puedes pedir en cualquier momento la exportación completa en formato abierto. Si dejas de trabajar con nosotros, te la entregamos junto con la eliminación certificada de nuestra copia.
Se conecta con cualquier Moodle y no tienes que cambiar de plataforma, de dominio ni de proveedor. La integración funciona a través de los servicios web nativos de tu campus, sin instalar código extraño ni tocar su núcleo.
Lo que resuelve en el día a día es la duplicidad: cuando das de alta un alumno en el ERP, se crea su usuario en el campus, se le matricula en el curso que le corresponde y se le envían las credenciales; a partir de ahí, sus calificaciones, su progreso y su tiempo de conexión vuelven al expediente sin que nadie los copie a mano.
Ese viaje de ida y vuelta es donde se van las horas en la mayoría de los centros, y también donde se producen las incoherencias entre lo que dice el expediente y lo que dice la plataforma, que es justo lo que se revisa en un seguimiento.
FormaFlow funciona completo sin conectar el campus. La integración es una funcionalidad que activas si te interesa, no un requisito. Hay centros que empiezan solo con gestión, expedientes y facturación, y conectan el campus meses después.
Se migra. No es una promesa teórica: hemos ejecutado una migración real de 21.186 alumnos históricos desde un sistema anterior, conservando la trazabilidad de cada expediente, su grupo, sus fechas y su documentación asociada.
El procedimiento empieza por una muestra. Nos envías un extracto de tus datos actuales, en el formato en que estén —hojas de cálculo, exportaciones de otro software, archivos arrastrados durante años con criterios distintos—, y hacemos un análisis previo de qué campos existen, cuáles están incompletos y qué reglas de normalización hacen falta. Con ese análisis te damos precio cerrado.
La migración se presupuesta aparte porque su coste depende del volumen y del estado de partida. Un centro con la información en una sola hoja ordenada no tiene nada que ver con uno que arrastra tres sistemas y quince años de criterios cambiantes.
Con la custodia obligatoria a cuatro años, tener el histórico accesible y exportable ha dejado de ser una comodidad.
En la modalidad mensual no hay permanencia. Si a los tres, seis u ocho meses no te compensa, lo dejas avisando con antelación razonable, sin penalización ni cuotas pendientes.
Es una decisión deliberada. Un contrato largo de permanencia protege al proveedor de su propio producto: si el software resuelve el problema, el cliente se queda porque le conviene, no porque haya firmado.
Si eliges la modalidad anual por adelantado, el compromiso es el año contratado y a cambio el precio mejora. Cuál te conviene depende de si prefieres flexibilidad o ahorro, y te lo planteamos abiertamente en la demo.
En cualquier caso te llevas tus datos. La salida no está penalizada con la retención de tu información.
La puesta en marcha está diseñada como acción formativa dirigida a tu equipo, no como una mera instalación técnica: tiene contenidos definidos, objetivos de aprendizaje, duración determinada y control de asistencia, que son los elementos que permiten que una acción sea bonificable.
Como centro de formación conoces el procedimiento mejor que la mayoría de tus proveedores: la comunicación con 7 días naturales de antelación, el crédito anual derivado de la cuota de formación profesional cotizada el año anterior, y la necesidad de que exista una necesidad formativa real vinculada a la actividad de la empresa.
Nuestro papel es darte la documentación acreditativa: programa formativo detallado, duración, objetivos y soportes de asistencia. La tramitación la haces tú o tu entidad organizadora habitual, porque es tu crédito y tu responsabilidad.
Advertencia honesta: no garantizamos que la bonificación se aplique, porque depende del crédito disponible y de que la tramitación se haga correctamente y en plazo. Lo que garantizamos es que la acción está construida para ser bonificable.
La cuota incluye soporte por correo con seguimiento de incidencias, atención de urgencias de lunes a viernes en horario de mañana, y las actualizaciones del sistema, incluidas las que responden a cambios normativos. Si cambia un formato de comunicación o una obligación documental, el sistema se adapta sin coste adicional.
También están incluidos el alojamiento en la Unión Europea, las copias de seguridad periódicas con verificación de restauración y la monitorización del servicio. No hay letra pequeña que convierta la copia de seguridad en un extra que descubres el día que la necesitas.
Queda fuera el desarrollo de funcionalidades específicas que no formen parte del producto, la migración del histórico, la formación adicional más allá del onboarding inicial y los centros impartidores adicionales. Todo eso se presupuesta aparte y se dice antes.
Lo que no hacemos es cobrar por preguntar. Si una duda se resuelve con un correo de tres líneas, ese correo entra en la cuota.
Sí, con una demo guiada de aproximadamente media hora en la que te enseñamos el sistema funcionando sobre casos reales parecidos al de tu centro: un grupo de teleformación, un expediente completo, la generación de documentación y la salida de un informe.
No es una presentación comercial con diapositivas. Es el software en marcha y puedes interrumpir para que probemos justo lo que a ti te preocupa: cómo se comporta con tu volumen, cómo salen tus documentos, qué ocurre si un alumno se da de baja a mitad de curso.
Preferimos este formato al de la prueba gratuita en solitario porque la mayor parte del valor de un ERP de gestión formativa está en cómo encadena procesos, y eso hay que verlo explicado.
Sales de la demo sabiendo si te encaja. Y si no te encaja, te lo diremos nosotros antes que tú.
Sí, y está resuelto de raíz. Cada centro impartidor tiene su denominación, su CIF, su logotipo, su color, su firma autorizada y sus sellos, todo dentro de una única instalación.
La consecuencia práctica es que la documentación sale con la identidad del centro que realmente imparte: diploma, certificado, acta e informe llevan los datos correctos sin editar plantillas a mano ni mantener cuatro copias del mismo documento con logotipos distintos.
Esto importa porque la coherencia documental es exactamente lo que se revisa: que el centro que figura en el expediente sea el que consta como impartidor y que los datos registrales cuadren. Es uno de los errores más frecuentes cuando la gestión se lleva con plantillas de ofimática.
Los centros impartidores adicionales se presupuestan aparte de la cuota base, y te decimos el importe exacto antes de contratar.
Un ERP genérico sabe de clientes, productos y facturas. No sabe qué es una especialidad formativa, ni un control periódico de aprendizaje, ni por qué el 75% de esos controles es una frontera relevante. Tampoco sabe que el aula virtual computa como presencial, ni que hay que conservar el expediente cuatro años.
Esa distancia se paga en horas. Cuando el software no conoce el dominio, la persona compensa con conocimiento propio y trabajo manual: exportar, cruzar, recomponer y volver a introducir. El sistema deja de ahorrar trabajo y se convierte en un sitio más donde meter los mismos datos.
FormaFlow está construido sobre el modelo de datos real del sistema: acción formativa, especialidad, grupo, participante, tutor, centro impartidor, expediente y evidencia, cada uno con sus reglas y relaciones.
Y hay una diferencia que no es técnica: quien ha diseñado el producto ha dirigido centros de formación durante catorce años. Las decisiones sobre qué automatizar vienen de haber sufrido el problema.
Dos importes. La puesta en marcha e integración inicial, 1.500 € + IVA en pago único, comprende la configuración de tu centro, la conexión con Moodle si la quieres, la automatización de matrículas, la personalización de expedientes con tu identidad y la formación de tu equipo. Es la parte planteada como acción formativa bonificable.
La cuota del servicio, 250 € + IVA al mes por centro impartidor, incluye el uso del sistema completo, el alojamiento en la Unión Europea, las actualizaciones normativas, las copias de seguridad y el soporte. Sin permanencia en la modalidad mensual.
El primer año completo son 4.500 € + IVA por centro impartidor, con los 1.500 € potencialmente bonificables. A partir del segundo año, solo la cuota.
Fuera quedan la migración del histórico y los centros impartidores adicionales, que se presupuestan según tu caso. No hay costes de activación ocultos, ni módulos que se descubren de pago cuando ya estás dentro, ni recargos por número de alumnos.
La mayoría de los centros contratan la plataforma a una empresa, el desarrollo técnico a otra y los contenidos a una tercera. Cuando algo falla, cada proveedor señala al de al lado y el plazo de la convocatoria sigue corriendo.
En FormaFlow las cuatro líneas son nuestras: el ERP que gestiona el centro, la plataforma donde impartes, los módulos que el SEPE te exige y los contenidos que pones dentro. Mismo equipo, mismo criterio, y menos incidencias y menos costes.
Te mostramos en 30 minutos cómo automatizar la gestión de tu centro.